// Šta dobijate
Šta sistem za dokumenta rešava, a deljena fascikla ne?
Deljena fascikla vam daje fajlove sa imenima tipa konačna verzija dva. Sistem za dokumenta daje svakom fajlu vrstu, vlasnika, rok važenja i istoriju verzija, i ume da nađe ugovor po sadržaju umesto po sećanju gde ga je neko smestio. Uz to beleži ko je šta otvorio, što fascikla ne ume.
Pretraga po sadržaju, ne po fascikli
Ugovor se nađe po imenu klijenta ili po rečenici u njemu, ne po pamćenju putanje.
Jedna verzija, sa istorijom
Svi otvaraju važeću verziju, a prethodne ostaju čitljive umesto da se izgube.
Rokovi koji vas upozore
Ugovori, sertifikati i dozvole nose datum isteka, a sistem javi pre nego što prođe.
Ko je šta otvorio
Svaki pristup se beleži, i to je ono što fasciklu pretvara u dokaz.
Odobrenje pre nego što važi
Dokument može da traži potpis ili odobrenje pre nego što postane važeći.
Prava po ulozi
Knjigovodstvo vidi fakture, prodaja vidi ponude, i niko podrazumevano ne razgleda sve.
// Kako ide
Kako se godine fajlova prebacuju u sistem?
Ne odjednom. Prvo dogovorimo vrste dokumenata i pravila, uvezemo skorašnji materijal koji je još u upotrebi, a arhivu ostavimo dostupnu tamo gde jeste. Stari fajlovi ulaze kako zatrebaju, pa niko ne provede tri meseca u sređivanju pre nego što sistem postane koristan.
01
Dogovaramo vrste
Ugovor, faktura, ponuda, sertifikat. Svaka dobija svoja polja i svoja pravila.
02
Uvozimo ono što je živo
Prvo dokumenti koji su u upotrebi, jer se ti i otvaraju.
03
Spajamo izvore
Pošta, skener i sistemi koji već proizvode dokumente pune ga direktno.
04
Arhivu otvaramo postepeno
Stariji materijal ulazi po potrebi, a ne u jednoj velikoj seobi.
// Direktni odgovori
Ume li da pretražuje skenirana dokumenta?
Ume, tamo gde je skeniran dokument čitljiv. Tekst se prepoznaje pri uvozu, pa se skeniran ugovor nalazi po rečenici u njemu a ne samo po imenu fajla. Loši skenovi se označe umesto da tiho uđu kao prazni.
Možemo li da odredimo ko koja dokumenta vidi?
Možete, po ulozi i po vrsti dokumenta, a pristup se beleži. Ta kombinacija je obično pravi razlog zbog kog firme napuštaju deljenu fasciklu: ne pretraga, nego mogućnost da se kasnije pokaže ko je imao pristup čemu i kada.
Gde su dokumenta zapravo smeštena?
Tamo gde vi odlučite, uključujući vaš sopstveni server. Sistem drži popis, pravila i istoriju, a sami fajlovi mogu da ostanu unutar vaše kuće ako to vaša delatnost traži.
// Česta pitanja
Česta pitanja o upravljanju dokumentima
Četiri pitanja se ponavljaju: mogu li se uvesti postojeće fascikle, kako se spaja sa poštom i skenerom, radi li bez mreže, i šta biva ako prestanete da ga koristite.
Mogu li se uvesti naše postojeće fascikle?+
Mogu, sa celom strukturom. Uvezemo stablo pa vam pomognemo da ga preslikate na vrste dokumenata, jer struktura fascikli koja je rasla deset godina retko i sama po sebi predstavlja dobar sistem.
Kako se spaja sa poštom i skenerom?+
Jedna adresa može da se usmeri na njega pa prilozi stižu kao dokumenta, a mrežni skeneri mogu da isporučuju pravo u sistem. Cilj je da ništa ne mora ručno da se prevlači.
Radi li bez veze sa internetom?+
Sistem radi na serveru, pa je veza potrebna. Tamo gde se radi van mreže, dokumenta se pripreme lokalno pa se usklade kada se veza vrati.
Šta biva ako prestanemo da ga koristimo?+
Sve ostaje vama. Fajlovi se izvoze u izvornom obliku sa svojim podacima, a struktura fascikli može da se obnovi. Ne postoji format koji samo mi umemo da pročitamo.